À partir du 1er janvier 2026, la certification NF525 deviendra obligatoire pour tous les commerçants et professionnels utilisant un logiciel de caisse ou d’encaissement, qu’il s’agisse d’une caisse physique, d’un logiciel de gestion ou d’une solution SoftPOS.
Cette évolution réglementaire vise à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA et à garantir une traçabilité totale des transactions.
Pour être en conformité, les entreprises devront utiliser un système certifié par un organisme agréé, comme le LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais) — l’unique structure habilitée à délivrer la certification NF525 officielle.
Dans ce guide complet, Inosys, spécialiste des solutions d’encaissement à La Réunion, Mayotte et Maurice, vous explique en détail ce que signifie la certification NF525, à qui elle s’applique, et comment s’y conformer avant 2026.
Qu’est-ce que la certification NF525 ?
Une norme pour garantir la fiabilité des logiciels d’encaissement
La certification NF525 est une norme française qui garantit qu’un logiciel de caisse ou d’encaissement respecte des critères stricts de sécurité, d’intégrité et de conservation des données.
Cette certification est reconnue par l’État et délivrée par le LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais), organisme indépendant chargé de vérifier la conformité des solutions aux exigences de la loi.
Concrètement, un logiciel certifié NF525 garantit que :
- Les données d’encaissement sont inaltérables (impossibles à modifier ou supprimer sans trace).
- Les transactions sont sécurisées et horodatées.
- Les informations sont conservées et archivées sur plusieurs années.
- L’utilisateur peut justifier à tout moment des paiements enregistrés en cas de contrôle fiscal.
Cette norme a été mise en place par l’administration fiscale pour empêcher les manipulations frauduleuses des chiffres d’affaires et assurer une transparence totale des ventes.
Pourquoi la certification NF525 devient obligatoire en 2026
Fin de l’auto-certification : une réforme majeure
Jusqu’à présent, certains éditeurs pouvaient déclarer eux-mêmes la conformité de leurs solutions à la réglementation fiscale.
Mais à partir du 1er janvier 2026, cette auto-certification sera interdite.
Seules les solutions certifiées par un organisme agréé comme le LNE pourront être utilisées légalement.
Cela signifie que tous les commerçants, artisans, restaurateurs et professionnels indépendants devront s’assurer que leur logiciel de caisse, de facturation ou SoftPOS dispose du certificat NF525 délivré par le LNE.
Objectif : fiabiliser les données et renforcer la sécurité
Cette obligation répond à une volonté claire de l’État : fiabiliser les systèmes d’encaissement et éviter la fraude à la TVA.
Les nouvelles règles garantissent que toutes les opérations commerciales — ventes, remboursements, remises ou annulations — soient tracées, enregistrées et vérifiables.
En cas de contrôle fiscal, l’entreprise doit pouvoir prouver que son système d’encaissement est conforme à la norme NF525.
À défaut, elle s’expose à des sanctions pouvant atteindre 7 500 € par logiciel non conforme, ainsi qu’à une obligation de régularisation dans les 60 jours.
Qui est concerné par l’obligation NF525 ?
La certification NF525 concerne tous les professionnels assujettis à la TVA utilisant un outil pour enregistrer des paiements clients, que ce soit :
- Un logiciel de caisse physique en point de vente,
- Un logiciel de gestion commerciale intégré,
- Un système d’encaissement mobile ou SoftPOS,
- Un terminal de paiement logiciel,
- Ou encore un système e-commerce relié à un module d’encaissement.
Cela inclut donc :
- Les commerces de détail, grandes surfaces et boutiques,
- Les restaurants, bars, hôtels et établissements HORECA,
- Les artisans, coiffeurs, professions libérales,
- Les associations et structures facturant des services.
Autrement dit, toute entreprise enregistrant des paiements par carte, espèce ou chèque devra être équipée d’un logiciel certifié NF525 par le LNE avant 2026.
Les 4 grands piliers de la certification NF525
1. L’inaltérabilité des données
Chaque transaction doit être enregistrée de manière indélébile.
Aucune modification ou suppression ne doit être possible sans qu’une trace horodatée soit laissée.
Cela empêche toute manipulation du chiffre d’affaires.
2. La sécurisation du système
Le logiciel certifié doit chiffrer les données sensibles (montants, TVA, identifiants de transaction).
Les échanges entre les terminaux, serveurs et caisses doivent être sécurisés pour éviter tout risque de piratage.
3. La conservation et l’archivage
Les données de vente doivent être conservées sur plusieurs années, selon les délais légaux, afin de permettre un contrôle ultérieur par l’administration fiscale.
Les archives doivent être lisibles, accessibles et infalsifiables.
4. L’édition de justificatifs conformes
Le système doit être capable de produire des justificatifs de conformité à tout moment : tickets, journaux de caisse, attestations d’intégrité ou rapports d’audit.
Ces documents permettent à un organisme de contrôle ou à un inspecteur des impôts de vérifier la validité du dispositif.
Le rôle central du LNE dans la certification NF525
Un organisme indépendant et reconnu par l’État
Le LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais) est l’unique organisme habilité à délivrer la certification NF525.
Ses missions consistent à :
- Auditer les logiciels et systèmes d’encaissement,
- Vérifier la conformité technique aux exigences fiscales,
- Attribuer le certificat officiel NF525,
- Et réaliser des contrôles réguliers pour maintenir la validité de la certification.
Le LNE agit en toute indépendance pour garantir la neutralité et la fiabilité de la procédure.
La différence entre conformité et certification
Un logiciel peut être "conforme" aux règles fiscales sans être officiellement certifié NF525.
Mais à partir de 2026, seule la certification délivrée par le LNE sera reconnue légalement.
L’auto-déclaration ne suffira plus : la validation par un organisme tiers devient obligatoire.
SoftPOS et certification NF525 : une mise en conformité indispensable
SoftPOS, la nouvelle génération d’encaissement
Les solutions SoftPOS (Software Point of Sale) permettent d’encaisser directement sur un smartphone ou une tablette, sans terminal physique.
Ces applications remplacent progressivement les TPE classiques et répondent aux besoins des professionnels mobiles : livreurs, artisans, commerçants de marché, prestataires à domicile…
Mais comme tout système d’encaissement, un SoftPOS devra lui aussi être certifié NF525 à partir du 1er janvier 2026, pour garantir la traçabilité et la sécurité des transactions.
L’accompagnement Inosys vers la conformité
Chez Inosys, nous intégrons déjà des solutions d’encaissement compatibles avec les exigences du LNE.
Nos logiciels de caisse, nos solutions de paiement SoftPOS et nos systèmes de gestion sont conçus pour être certifiés ou en cours de certification NF525, afin de garantir à nos clients une conformité totale avant l’échéance légale.
Nos experts accompagnent chaque professionnel pour :
- Vérifier la conformité actuelle de son système,
- Anticiper la migration vers une solution certifiée,
- Et former les équipes à la bonne utilisation des logiciels conformes NF525.
Les avantages concrets d’un logiciel certifié NF525
1. Une conformité garantie
Utiliser un logiciel certifié par le LNE vous met à l’abri des sanctions fiscales.
En cas de contrôle, le certificat NF525 constitue une preuve officielle de conformité à la réglementation.
2. Une sécurité renforcée
Les solutions certifiées garantissent la protection des données clients et la sécurisation des transactions bancaires, un argument fort pour la confiance de vos utilisateurs.
3. Une meilleure gestion de votre activité
Les logiciels NF525 intègrent des fonctions avancées : gestion multi-caisses, statistiques, suivi des ventes, rapprochement bancaire, etc.
Ils facilitent la gestion comptable et la traçabilité des opérations, tout en assurant la conformité.
4. Une image professionnelle et transparente
Affirmer que votre commerce ou votre entreprise utilise un logiciel certifié NF525 renforce votre crédibilité.
C’est un gage de confiance pour vos clients, vos partenaires et l’administration.
Que risque une entreprise non conforme après 2026 ?
À partir du 1er janvier 2026, tout professionnel utilisant un logiciel d’encaissement non certifié encourt :
- Une amende de 7 500 € par solution non conforme,
- Une obligation de mise en conformité sous 60 jours,
- Et un risque de redressement fiscal en cas d’anomalies constatées.
Ces sanctions s’appliqueront aussi bien aux commerçants qu’aux prestataires de services, y compris ceux utilisant des solutions SoftPOS non certifiées.
Ne pas anticiper cette obligation peut donc entraîner une interruption d’activité ou des pénalités financières importantes.
Comment se préparer dès maintenant à l’obligation NF525 ?
1. Vérifier votre solution actuelle
Commencez par identifier si votre logiciel ou votre solution d’encaissement dispose déjà d’un certificat NF525 délivré par le LNE.
S’il s’agit d’une auto-certification, il faudra impérativement migrer vers une solution validée avant 2026.
2. Se rapprocher d’un partenaire agréé
Inosys travaille avec des éditeurs de logiciels certifiés et propose des solutions évolutives prêtes pour la nouvelle réglementation.
Nous vous aidons à choisir la solution adaptée à votre activité et à votre budget.
3. Former vos équipes
La conformité ne se limite pas à la technique : vos équipes doivent comprendre comment fonctionne la traçabilité NF525 et pourquoi elle est essentielle.
Nos formateurs accompagnent les utilisateurs dans la prise en main des nouveaux outils certifiés.
4. Anticiper les mises à jour logicielles
En 2026, de nombreuses mises à jour logicielles permettront aux systèmes existants d’intégrer les nouvelles exigences du LNE.
Inosys assure un suivi permanent de ces évolutions pour garantir à ses clients une transition fluide vers la certification obligatoire.
La certification NF525, une obligation mais aussi une opportunité
La certification NF525 marque une étape clé dans la modernisation et la sécurisation des paiements en France et dans les DOM.
À partir du 1er janvier 2026, l’auto-certification sera interdite, et seuls les logiciels certifiés par le LNE seront autorisés.
Plutôt que de la voir comme une contrainte, cette évolution représente une opportunité d’optimiser la gestion et la sécurité de votre activité.
Avec Inosys, vous êtes accompagné à chaque étape : diagnostic, migration, formation et maintenance.
Nos solutions d’encaissement, de gestion et de SoftPOS sont déjà prêtes pour la conformité NF525, afin de vous garantir sérénité et performance à long terme.
