En tant que commerçant, depuis le 1er janvier 2018, la loi vous contraint à utiliser un logiciel de caisse certifié et sécurisé à La Réunion. Cette obligation a été décidée afin de lutter contre les fraudes à la TVA.
Qu’est-ce qu’un logiciel certifié ? Qui sont les professionnels concernés ? Commerçants, quelles sont vos obligations ? Réponses dans cet article.
1. Qu’est ce qu’un logiciel de caisse certifié ?
Un logiciel de caisse certifié et sécurisé permet de garder une trace de tous les traitements informatiques opérés par votre système de caisse.
Il doit permettre l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage de vos données pour permettre un contrôle plus fluide par l’administration fiscale.
2. Dans votre quotidien, qu’est ce que cela change ?
Avec un logiciel de caisse certifié :
-
- Chaque modification ou annulation d’une opération, est automatiquement conservée et datée dans le logiciel de caisse.
- L’historique des données est sauvegardé. Le logiciel certifié sécurise les données afin d’être transmises à l’administration fiscale dans leur état initial
- Une clôture comptable est au minimum exigée une fois par an
- Votre système de caisse permet des clôtures comptables journalières ou mensuelles. A chaque clôture, les données restent inaltérables et intègres. Elles devront être conservées pendant au moins 6 ans.
- Les données sont automatiquement archivées. En cas de contrôle par l’administration fiscale, elles sont aisément accessibles.
Selon le Bulletin Officiel des Finances Publiques, votre ticket de caisse doit porter les mentions obligatoires suivantes :
-
- le numéro du justificatif ;
- la date (année-mois-jour-heure-minute) ;
- le numéro de la caisse ; le montant total toute taxe comprise ;
- le détail des articles ou prestations (libellé, quantité, prix unitaire, total hors taxe de la ligne, taux de TVA associé) ;
- toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie (mode de règlement notamment) ;
- les traces de modifications et corrections apportées aux transactions enregistrées
- l'ensemble des données permettant d'assurer la traçabilité et de garantir l’intégrité des données concourant à la réalisation de la transaction, comme les coordonnées de l’entreprise.
- les données permettant de générer des données d'archive, selon un procédé fiable ;
- toute transaction simulée doit être également signalée sur le ticket de caisse.
3. Qui sont les professionnels concernés par le logiciel de caisse certifié?
Vous êtes concernés par le logiciel de caisse certifié lorsque vous êtes assujettis à la TVA et que vous réalisez des opérations avec des clients non assujettis à la TVA, comme des particuliers. (Source : Ministère de l’Economie, des Finances et de la Relance)
Selon le gouvernement français, ne sont pas concernés :
-
- les relations entre professionnels faisant l'objet d'une facture,
- les professionnels exonérés de TVA ou ceux bénéficiant de la franchise en base de TVA comme par exemple les micro-entrepreneurs.
4. Quelles sont les certifications en règle ?
Il existe deux certifications en règle qui doivent être renouvelées tous les ans :
-
- La Norme NF 525 (AFNOR) : La norme NF 525 est le passage par un organisme externe fiable, l’AFNOR qui a certifié la conformité d’un logiciel de caisse avant sa mise sur le marché.
- La certification du Laboratoire National de Métrologie et d’Essai (LNE) demande une validation de la conformité du système de caisse qui doit être renouvelé chaque année par un cabinet d’audit externe.
Ces deux certifications n’ont pas de différences notables. Un éditeur pourra choisir l’une ou l’autre pour faire certifier son logiciel de caisse.
5. Investir dans un logiciel de caisse auto-certifié : est-ce une bonne solution ?
L’éditeur du logiciel de caisse que vous avez acquis ne peut pas certifier lui-même son logiciel, il peut seulement attester de sa conformité.
Cette démarche se réalise par l’éditeur du logiciel lui-même. L’auto-certification doit se renouveler tous les ans.
Si vous souhaitez investir dans un logiciel de caisse auto-certifié, sachez que cette solution est périlleuse. En effet, la sécurité de votre logiciel peut être compromise car le contrôle externe n’existe pas. Cela ne veut pas dire que l’auto-certification n’est pas fiable mais que cela peut poser des problèmes si l’éditeur n’est pas pointilleux.
‼️Attention : Il est impératif que lors de l’acquisition d’un logiciel auto-certifié, l’éditeur du logiciel vous fournisse une attestation de conformité. Cette attestation de conformité a une valeur juridique.
L’attestation doit explicitement mentionner que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données prévues par la législation française.
6. Quels sont les risques en cas d’infraction ?
Si vous êtes audité par la Direction Générale des Finances Publiques, en cas d’infraction, vous risquez une amende de 7 500,00 € par logiciel.
Vous avez un délai de 60 jours, soit 2 mois, pour être en conformité avec la loi.
L’éditeur du logiciel, lui risque à minima 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour avoir produit un certificat non conforme (Source : Bulletin Officiel des Finances Publiques).
7. Quel est le coût d’un logiciel de caisse certifié ?
La certification d’un logiciel de caisse est payée par son éditeur, son montant est de l’ordre de 10 000 € par année. Le coût de la certification est sans conséquence pour le commerçant.
Le prix du logiciel est le même selon que vous choisissiez un logiciel de caisse certifié LNE ou NF 525.
Le coût d’un logiciel de caisse certifié varie en fonction de votre domaine d’activité et les fonctionnalités du logiciel.
Que vous fassiez partie de la grande distribution ou que vous soyez un commerçant indépendant, le prix de votre logiciel de caisse ne sera pas le même.
Comptez :
-
- de 30 à 50 € par mois pour un abonnement à un logiciel de caisse certifié
- de 350 à 1500 € à l’achat pour une licence annuelle en fonction de votre domaine d’activité et des fonctionnalités du logiciel
Bonus : Astuces pour vérifier si votre système de caisse actuel est conforme à la loi
Si vous pouvez effectuer les actions suivantes sans laisser de trace dans un journal de caisse ou dans un compte rendu :
-
- Abandonner la saisie d’une vente,
- Effacer une ligne d’un ticket en cours de saisie,
- Changer la date du jour pour une autre date,
- Annuler un ticket de caisse de façon partielle ou complète,
Alors votre logiciel n’est pas conforme à la nouvelle réglementation.
En tant que commerçant assujetti à la TVA, vous devez être équipé d’un logiciel de caisse certifié :
-
- Certifié par l’AFNOR ou le LNE
- Auto-certifié par l’éditeur du logiciel qui doit vous fournir une attestation de conformité à la loi.
Dans votre quotidien, cela vous oblige à produire des documents traçables, sécurisés, archivés et inaltérables. Absolument toutes vos opérations de caisse doivent être enregistrées en vue d’une vérification par l’administration fiscale.
Pour aller plus loin, téléchargez notre guide, “Guide d'achat d'une caisse enregistreuse à La Réunion : 6 questions à se poser" :
