Guide d’achat d’une caisse enregistreuse à La Réunion : les 6 questions à se poser

L’achat d’une caisse enregistreuse est une démarche qui doit être pensée et réfléchie.

1.1 Qu’est ce qu’une caisse enregistreuse ?

En 2022, disposer d’une caisse enregistreuse pour son commerce est essentiel. Dotée d’un logiciel de caisse et de nombreux périphériques, la caisse enregistreuse dénommée aussi Terminal Point de Vente (TPV) ou système de caisse peut devenir l’allié n°1 de votre quotidien. 

Elle est configurée avec de nombreuses fonctionnalités métier qui facilitent la gestion de votre commerce, l’encaissement et le service à la clientèle.

1.2 Que dit la loi ?

En vertu de la loi dite “anti-fraude à la TVA”, depuis le 1er janvier 2018, en tant que commerçant, vous n’êtes pas dans l’obligation de vous équiper d’un logiciel ou système de caisse. 

En revanche, si votre commerce est déjà doté de ces logiciels ou systèmes, vous devez obtenir un certificat de conformité, délivré par un organisme accrédité, le Laboratoire National de Métrologie et d’Essai (Certificat LNE) ou l’Association Française de Normalisation (AFNOR)  pour la certification NF 525.

Lorsque votre logiciel de caisse n’est certifié par aucun des organismes cités ci-dessus, il est essentiel d’obtenir de la part de l’éditeur du logiciel, une attestation qui garantit que le logiciel qu’il vous vend est conforme à la loi.

Lorsqu’ils sont certifiés par ces deux organismes, les systèmes de caisse sont en accord avec les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données préconisées par l’administration fiscale. 

La fraude fiscale, le vol interne, le travail au noir et les faux billets peuvent être ainsi évités. 

En cas de contrôle de l’administration fiscale, vous devez présenter les certifications requises dans les 30 jours, sous peine d’amende s’élevant à 7 500 € par logiciel.

1.3 Les multiples avantages que vous apporte un système de caisse récent

Une fois les obligations légales respectées, un système de caisse récent peut vous apporter de multiples avantages.

1.3.1 Satisfaire votre besoin de rentabilité

Votre système de caisse permet d’accroître votre rentabilité. De nombreuses fonctionnalités sont utiles pour cela : 

• Accroître la satisfaction des clients en mettant en place un programme de fidélité vous permet de faire du chiffre d’affaires complémentaire.

• Coupler votre système de caisse avec votre site e-commerce et proposer le click and collect vous permet de vendre en ligne 24h/24 et 7j/7.

1.3.2 Satisfaire votre besoin de sécurité et de fiabilité

Notez qu’un système de caisse certifié est entièrement sécurisé :

• Toutes les opérations de caisse sont enregistrées. S’il y a tentative de vol ou une anomalie, vous pouvez le détecter assez rapidement.

• L’accès à votre logiciel de caisse est protégé par un mot de passe.

• Le paiement en espèces peut être sécurisé à l’aide d’un monnayeur. Les échanges d’espèces se font à travers le monnayeur, ce qui évite les vols.

1.3.3 Satisfaire votre besoin d’efficacité

Votre système de caisse contribue à l’efficacité de votre commerce.

• Efficacité de l’encaissement 

Lorsqu’il est bien paramétré, votre système de caisse traite rapidement les encaissements, en désengorgeant les longues files d’attente. 

Pour gagner du temps, vous pouvez même mettre en place un encaissement mobile. 

Un de vos salariés peut circuler dans les files d’attente avec une tablette connectée à votre terminal point de vente et encaisser les clients.

• Efficacité dans la gestion de votre commerce

L’efficacité se démontre également à travers une gestion optimale de vos stocks. Votre logiciel de caisse est souvent pourvu d’un cadencier qui vous aide à savoir quels articles commander, quand le faire, et en quelle quantité.

1.3.4 Satisfaire votre besoin de piloter votre activité

Votre système de caisse intègre un tableau de bord où vous avez la possibilité de consulter à tout moment les chiffres clés de votre commerce. 

Ils s’actualisent en temps réel : chiffres d’affaires, produits les plus vendus, panier moyen… toutes ces données sont disponibles en un clic ! 

En fonction de la configuration de votre commerce, vous avez la possibilité d'opter pour différents types de caisse enregistreuse.

2.1 Une caisse enregistreuse fixe avec écran et clavier alphanumérique

C’est un modèle intéressant pour les commerces qui ont des caisses fixes et de la place pour y poser un clavier alphanumérique.

Le clavier alphanumérique est non seulement composé des touches azerty d'un clavier classique, mais intègre aussi des touches préprogrammées vers les produits disponibles en magasin.

Ce type de caisse enregistreuse peut également être utile pour accéder plus facilement aux comptes des clients.

2.2 Une caisse enregistreuse tactile et son logiciel de caisse certifié 

Caisse enregistreuse nouvelle génération, la caisse enregistreuse tactile est dotée d’un écran tactile. Elle fonctionne sans clavier alphanumérique. 

Pratique, la caisse enregistreuse tactile intègre un logiciel de caisse. 

Si vous avez besoin de vous déplacer dans votre point de vente pour effectuer des commandes, des encaissements, nous vous conseillons d’opter pour un système de caisse tactile.

Lorsqu’il est performant et facile d’utilisation, votre système de caisse tactile est d’une aide précieuse au quotidien. 

Sur une même interface, vous avez à la fois accès au back et au front office, à toutes les fonctionnalités utiles pour faire fonctionner votre commerce de façon optimisée. 

Tout est à portée d’index : les comptes clients, les produits, les différents modes de paiements, les chiffres clés de votre commerce…  

Vos périphériques sont connectés par fil, wifi ou bluetooth.

2.3 Une caisse enregistreuse en ligne

Les logiciels de caisse récents et performants disposent souvent d’une version disponible via une connexion en ligne pour la consultation et les opérations sur le back office du système de caisse. 

Vous pouvez retrouver des fonctionnalités comme : 

• L’enregistrement des produits,
• La possibilité de passer des commandes à vos fournisseurs,
• Les chiffres clés de votre commerce,
• La gestion de vos stocks.

Très pratique, avec un logiciel de caisse disponible en ligne, vous pouvez travailler sur votre back office de n’importe quel endroit, 

Pour fonctionner de façon optimale, votre terminal point de vente a besoin d’être connecté à des périphériques.

3.1 Les périphériques usuels

Certains périphériques sont incontournables : 

• Le lecteur de code barre ou la douchette : Afin d’encaisser les articles, scanner leur code barre est très pratique. Le lecteur de code barre ou la douchette vous permettent d'accélérer le rythme des encaissements.

• Le tiroir caisse sécurisé : Connecté à la caisse enregistreuse, le tiroir caisse sécurisé vous permet de stocker momentanément les espèces et chèques des clients.

• Imprimante thermique : L’imprimante vous permet d’éditer sur papier les tickets de caisse de vos clients, Z et X de caisse.

3.2 Les périphériques spécifiques

Des périphériques peuvent être ajoutés en fonction de vos besoins. Ils ont une forte valeur ajoutée et permettent d'accélérer les processus d’encaissement et de gestion de votre point de vente.

• Le terminal de paiement électronique (TPE) : Le TPE est aujourd’hui un moyen de paiement incontournable. Connecté à votre logiciel de caisse, il facilite et accélère les transactions par carte bancaire, avec ou sans contact.

Si vous tenez un restaurant, vous pouvez encaisser vos clients à leur table, avec votre TPE portable et connecté au wifi, jusqu’à une distance de 30 mètres de son socle.

• Le Personal Digital Assistant  (PDA) : L’assistant digital personnel est un petit appareil qui ressemble à un smartphone. Connecté à votre système de caisse, il permet de faire les inventaires ou de contrôler l’état des stocks à distance.

• Le monnayeur : De plus en plus utilisé, le monnayeur est un périphérique incontournable pour les commerces qui sont payés en espèces. Billets et pièces sont intégrés par le client dans le monnayeur qui compte et lui rend sa monnaie.

L’hôte de caisse supervise l’ensemble de l’opération. Il n’a pas à toucher la monnaie, ni effectuer un comptage des pièces et billets.

• Ce procédé participe à l’hygiène du commerce et évite toute transmission de virus.
• La transaction est accélérée.
• Les risques d’erreur dans les comptes de monnaie sont évités.

• La balance connectée : Elle permet en caisse de peser les fruits et légumes de vos clients en lien avec le logiciel de caisse. Très pratique, elle permet d’éviter les erreurs de pesée des clients.

• La tablette mobile : C’est un accessoire qui devient incontournable. La tablette mobile a des usages très pratiques : 

• En restauration, elle peut servir aux commandes des clients.
• En boutique, elle peut servir d’encaissement mobile en période de rush.

• Le compteur de visiteurs : Installé à la porte de votre boutique, le compteur de visiteurs permet de comptabiliser le nombre d'entrées dans votre point de vente. Le compteur est utile s’il y a une jauge d’accueil à respecter. Il peut également servir à mesurer l’attractivité de votre point de vente. 

3.3 Zoom sur le type de connectivité

Le type de connectivité de ces périphériques est variable : filaire, en wifi ou en bluetooth.

• Si votre système de caisse est fixe, avec clavier alphanumérique,  vous pouvez maximiser la connexion filaire.

• Si votre système de caisse est tactile, nous vous conseillons les connexions wifi pour les distances de plus de 3 mètres et les connexions bluetooth, lorsque les appareils sont proches.

• Une balance connectée peut être reliée par bluetooth.
• La connexion d’un TPE portable est idéale par wifi, pour encaisser vos clients à leur table, dans le cas d’un restaurant.

4.1 Qu’est ce qu’un logiciel de caisse ?

Allié de votre quotidien, le logiciel de caisse est un programme informatique installé sur votre caisse enregistreuse. 

Disposer d’un logiciel de caisse :  

• facilite vos encaissements,
• simplifie la gestion de votre point de vente,
• apporte des solutions pour satisfaire votre clientèle,
• permet le suivi des chiffres clés de votre point de vente.

4.2 Comment choisir votre logiciel de caisse ?

4.2.1 Les critères incontournables d’un logiciel de caisse performant

Il existe des critères clés qui déterminent la qualité d’un logiciel de caisse performant : 

• Simplicité d’utilisation : Au premier abord, votre logiciel de caisse doit être simple à utiliser. Privilégiez les interfaces intuitives où l’accès au back office et au front office est aisé, où par exemple, vous pouvez créer un produit en cours d’encaissement, sans avoir à entrer dans le back office.

• Productivité et efficacité : Optez pour une solution dynamique qui accélère le traitement de vos encaissements, qui gère vos stocks en temps réel, qui vous donne un accès rapide aux données de vos clients les plus fidèles, qui vous permet d’encaisser avec fluidité les achats de vos clients. 

• Un logiciel de caisse connecté : Une connexion facile aux périphériques est également gage de performance : accès simple à votre balance connectée, lien évident avec les tablettes mobiles de prises de commandes, connexion aisée aux terminaux de paiement électroniques, portables ou non.

4.2.2 Choisir votre logiciel de caisse en fonction de votre activité

Quelle est votre activité ?

Nous vous présentons un tour d’horizon des métiers et des fonctionnalités spécifiques qui peuvent être intégrées à un logiciel de caisse pour chaque activité : 

• Restaurateurs - Restaurant, salon de thé, bar, fast-food, snack, kebab, bar à salades, food truck. - Quelles sont les fonctionnalités spécifiques dont vous aurez besoin ?

   

• Hôteliers - Hôtels, Gîtes, tables d’hôte, locations meublées - Quelles sont les fonctionnalités spécifiques dont vous aurez besoin ? 

• Commerces alimentaires : les supérettes, les traiteurs, les primeurs, les boulangeries, les boucheries, les poissonneries… - Quelles sont les fonctionnalités spécifiques dont vous aurez besoin ? 

• Commerces non alimentaires : les fleuristes, les maroquineries, les magasins de vêtements, de chaussures, de jouets, d’électroménager, de décoration, d’accessoires - Quelles sont les fonctionnalités spécifiques dont vous aurez besoin ? 

• Commerces de service : coiffeurs, SPAS, instituts de beauté, quincailleries, stations-services, entretien et réparation véhicules, loueur de voitures… - Quelles sont les fonctionnalités spécifiques dont vous aurez besoin ? 

• Commerces de la santé : pharmacies, opticiens - Quelles sont les fonctionnalités spécifiques dont vous aurez besoin ? 

• Les Chiffres clés - Dans son back office, le logiciel de caisse intègre un tableau de bord qui permet le suivi des chiffres clés de votre commerce. 

Quels sont les principaux chiffres clés auxquels vous avez accès ?

5.1 Les critères qui déterminent le prix d’un système de caisse

Dans ce tableau sont résumés les éléments qui conditionnent le prix d’un système de caisse.

5.2 Achat ou location, que choisir ?

En fonction de votre budget, vous pourriez opter soit pour un achat, soit pour une location de caisse enregistreuse.

La location d’une caisse enregistreuse bénéficie de certains avantages : 

• Vous amortissez son coût sur plusieurs mois, voire quelques années. Vous préservez votre trésorerie, car vous ne faites pas d’investissement immédiat important contrairement à l’achat.

• La location d’une caisse enregistreuse s’accompagne le plus souvent d’une installation, d’une formation, d’un support technique et d’une maintenance. Le coût de tout ou partie de ces prestations est inclus dans le coût de votre abonnement mensuel. A l’achat, ce n’est pas le cas.

• Avec une location de caisse enregistreuse, il est plus facile de faire évoluer votre système de caisse. Le contrat de location peut inclure une clause dédiée au remplacement de votre matériel, toutes les x années, pour un matériel à la pointe de la technologie.

• Si votre besoin de caisse enregistreuse est temporaire, vous avez la possibilité de louer votre TPV pour un temps donné. 

L’achat a un avantage qui peut être intéressant. Sur le long terme, en 5 ou 6 ans un achat peut vous revenir moins cher qu’une location. 

5.3 Prix d’une caisse enregistreuse à l’achat et à la location

A l’achat, un terminal point de vente (TPV) tactile coûte plus de 4 000 € sans maintenance.

Ce type de TPV, matériel dernier cri, est équipé de plusieurs périphériques (imprimante, balance connectée douchette…) et d’un logiciel de caisse performant installé et paramétré.

Un modèle de caisse enregistreuse tactile récent, équipé d’un logiciel de caisse et de périphériques modernes, loué pendant 2 à 3 ans, vous coûte environ 70,00 €/mois. 

En fonction des prestataires, ce coût peut inclure ou non son installation, une formation, un support technique et un contrat de maintenance. 

Afin que votre système de caisse soit rapidement opérationnel et perdure dans le temps, il est essentiel de penser à son installation, à sa prise en main, au support technique et à sa maintenance.

6.1 Installation et formation à la prise en main de votre système de caisse

L’installation de votre système de caisse comprend les branchements, la connexion par câble, wifi, ou bluetooth des périphériques. Elle inclut également le paramétrage de votre logiciel de caisse en fonction de vos besoins.

Selon les prestataires, vous pouvez également bénéficier d’une formation à la prise en main de votre TPV. 

Plus votre logiciel de caisse est performant, plus sa prise en main est intuitive, et plus la formation est courte.

6.2 Le support technique de votre système de caisse

Imaginez qu’en pleine journée, votre caisse enregistreuse tombe en panne. Comment faites-vous ?

Opter pour un support technique joignable en cas de problème avec une intervention rapide, comme la prise en main à distance, vous permettra de gagner en sérénité.

Si votre TPV rencontre un problème matériel, le prestataire doit pouvoir vous proposer un échange standard avec une autre machine, le temps de faire réparer la vôtre.

6.3 La maintenance de votre système de caisse

Notez que le système de caisse dans lequel vous investissez est évolutif. Il a par conséquent besoin de mises à jour régulières de sécurité. Ses fonctionnalités sont également amenées à évoluer. 

Si cela est opportun pour votre activité, adopter les nouvelles fonctionnalités que propose votre logiciel de caisse, est un atout pour votre commerce. 

Avec des outils à la pointe de la technologie, vous êtes perçu comme un commerçant dynamique, à l’affût des nouveautés. 

6.4 Installation, formation, support et maintenance à l’achat et à la location, quelles différences ?

Lorsque vous optez pour l’achat d’un système de caisse, son installation, la formation à sa prise en main, le support et la maintenance sont rarement prévus dans le prix de vente. Afin de bénéficier de ces services, il est essentiel de prévoir un contrat à part.

Lorsque vous choisissez la location de votre système de caisse, tout ou partie de ces services peuvent être inclus dans le coût mensuel de la location.