Afin de fonctionner de façon optimale, votre caisse enregistreuse a besoin d’être programmée et configurée.
Dès son acquisition, il est nécessaire de paramétrer les informations indispensables à son utilisation.
Dans cet article, nous vous expliquons brièvement comment programmer une caisse enregistreuse.
1. Programmer les taxes pour être en accord avec la législation
En tant que commerçant, vous êtes dans l’obligation de déclarer la TVA. En fonction des produits que vous vendez, les taux de cette taxe varient.
À titre d’exemple, les taux de TVA peuvent être un véritable casse-tête si vous ne les maîtrisez pas. Ils diffèrent :
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- 8,5 % : taux normal
- 2,10 % : taux réduit
- 1,75 % et 1,05 % : taux particuliers
Source : Ministère de l’Economie et des Finances
En programmant votre terminal point de vente avec les taux de TVA en vigueur à La Réunion, leur calcul automatique est facilité. Vous êtes également certain d’être en accord avec la loi.
2. Programmer la date et l’heure, des données essentielles pour l’impression des tickets de caisse
Selon le Bulletin Officiel des Finances Publiques, parmi les mentions obligatoires à faire figurer sur un ticket de caisse, la date et l’heure sont des incontournables.
À l’acquisition de votre caisse enregistreuse, vous devez impérativement programmer ces paramètres. Pensez également à choisir le bon fuseau horaire, celui qui correspond à La Réunion.
La date et l’heure vous seront utiles non seulement pour vos tickets de caisse, mais également pour le suivi des plannings des serveurs si vous tenez un restaurant, pour le calcul de vos chiffres d’affaires quotidien, mensuel, annuel et autres données clés, quel que soit votre métier.
Avoir intégré la date et l’heure est essentiel pour la génération du Z de caisse qui clôture vos comptes en fin de journée et vous prépare à rouvrir votre caisse, le lendemain.
Outre l’horodatage, l’entête et le pied de votre ticket de caisse doivent comporter des mentions obligatoires qu’il est essentiel de paramétrer par avance : Nom d’enseigne, Adresse, N° de SIRET.
3. Entrer dans la base de données les taux de TVA et les articles de votre point de vente pour pouvoir encaisser vos clients rapidement
Pour votre activité, déterminer les différents taux de TVA applicables à La Réunion pour votre commerce est essentiel : 8,5%, 2,10%, 0%.
Ensuite, afin de vendre vos produits et encaisser vos clients, il est nécessaire de référencer dans la base de données vos articles.
Pour un commerce de détail, vous devez déterminer les différents “départements” pour la classification des articles. Ces catégories vous seront très utiles pour le suivi de vos ventes et vos statistiques.
Si vous tenez un commerce alimentaire ou un magasin de prêt à porter, et que vous êtes affiliés à une centrale d’achat, il vous est possible de récupérer les références des produits en vous connectant à la base de données de votre fournisseur et en commandant des articles pour les vendre.
Scanner les codes barres de vos produits est également une façon rapide de les référencer. Le code barres contient toutes les informations utiles à l’identification du produit, y compris sa provenance.
Anticiper l’alimentation de la base de données de vos produits facilite l’encaissement et fluidifie les files d’attente.
4. Programmer la connexion de votre caisse enregistreuse avec ses différents périphériques
Pour fonctionner de façon optimale, votre caisse enregistreuse a également besoin de se connecter à vos différents accessoires et périphériques :
- Douchette ou Scanner
- Balance
- L’imprimante des tickets
La programmation des connexions entre ces différents périphériques et votre caisse enregistreuse est incontournable.
5. Solliciter un prestataire spécialisé pour programmer votre caisse enregistreuse
Paramétrer votre caisse enregistreuse vous-même peut être compliqué si vous ne connaissez pas son fonctionnement, ni celui de votre logiciel de caisse.
Afin de vous libérer de cette tâche en étant certain(e) de disposer d’une caisse enregistreuse et d’un logiciel opérationnels, nous vous conseillons de faire appel à un prestataire spécialisé pour programmer les fonctions essentielles.
Son accompagnement est utile : cet expert peut vous expliquer les différentes façons d’entrer vos articles dans la base et vous former au maniement de votre système de caisse.
Programmer une caisse enregistreuse nécessite de savoir
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- Intégrer la date et l’heure,
- Créer des articles dans la base de données,
- Programmer les taxes,
- Paramétrer la connexion aux périphériques,
Si ce travail vous semble complexe, vous pouvez toujours solliciter l’aide d’un prestataire spécialisé.
Si vous souhaitez aller plus loin, téléchargez notre guide, “Guide d'achat d'une caisse enregistreuse à La Réunion : 6 questions à se poser"
